Gạch nợ là việc ghi nhận một khoản tiền đã nhận vào đúng hoá đơn hoặc đúng nghĩa vụ, để xoá phần công nợ tương ứng. Sau khi gạch nợ, hoá đơn chuyển sang đã thanh toán, hoặc còn lại phần chưa thanh toán nếu khách trả một phần.
Các trường hợp gạch nợ
- Một tiền, một hoá đơn: trường hợp đơn giản nhất.
- Một tiền, nhiều hoá đơn: khách trả gộp, ví dụ chuyển 7.800.000 ₫ cho hai hoá đơn 00004130 và 00004131.
- Nhiều tiền, một hoá đơn: khách trả làm nhiều đợt.
- Trả thiếu: hoá đơn còn công nợ sau khi gạch.
- Trả thừa: phần thừa cần được ghi nhận để trừ vào lần sau hoặc hoàn lại.
Gạch nợ không phải chuyển tiền
Gạch nợ chỉ là bút toán ghi nhận. Tiền đã nằm trong tài khoản ngân hàng từ lúc khách chuyển; gạch nợ gắn khoản tiền đó với chứng từ.
Trong Dòng Tiền Pro
Gạch nợ dùng giao dịch đã xác thực, đi qua hàng chờ duyệt: người lập chọn ghép nối, người duyệt khác người lập kiểm tra. Tổ chức chỉ có một người có thể bật tự duyệt cho các ghép nối khớp đúng 100% và dưới ngưỡng mặc định 20.000.000 ₫, có ghi nhật ký. Với sàn và đối tác, gạch nợ là gắn giao dịch ngân hàng thật vào một nghĩa vụ trong sổ; hệ thống không chuyển hay chi hộ tiền.
“Đã xác thực”: xác thực nguồn, không phải ngân hàng xác nhận quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Gạch nợ sai thì sửa thế nào?
Người có quyền huỷ ghép nối và ghép lại. Mọi thao tác được ghi nhật ký để truy lại.
Có nên gạch nợ khi giao dịch mới tạm tính không?
Không. Chờ giao dịch được xác thực, vì tin báo tạm tính chưa đủ bằng chứng tiền đã về.
