Trung tâm đào tạo thu học phí theo khoá, theo tháng hoặc theo đợt, và phụ huynh thường chuyển khoản với nội dung tự ghi. Dòng Tiền Pro cho mỗi đợt học phí một mã VietQR có nội dung riêng, ghi nhận khoản đóng một phần hay đóng đủ, báo cho giáo vụ khi tiền về và giúp kế toán đối chiếu công nợ học phí với ngân hàng.
Vì sao thu học phí bằng chuyển khoản lại tốn công
- Nội dung chuyển khoản tự do. Phụ huynh ghi "hoc phi be An", "HP thang 10" hoặc để trống. Giáo vụ phải đoán học viên nào, khoá nào.
- Đóng nhiều lần. Một học viên đóng làm hai, ba đợt; một phụ huynh đóng gộp cho hai con.
- Nhiều người cần biết. Giáo vụ cần biết để xếp lớp, kế toán cần biết để ghi sổ, quản lý cần biết để theo dõi công nợ.
- Cuối kỳ đối chiếu bằng tay. Danh sách học viên còn nợ nằm ở bảng tính, tiền nằm ở ngân hàng, hai bên không tự khớp.
Dòng Tiền Pro giúp gì
Mã VietQR cho từng đợt học phí
Mỗi yêu cầu thanh toán có số tiền, hạn đóng và mã nội dung gồm DTP và 6 ký tự. Bạn gửi mã VietQR hoặc link thanh toán cho phụ huynh qua tin nhắn. Nếu trung tâm đã có mã học viên riêng, bạn khai báo mẫu đó bằng memo_regex để hệ thống nhận ra khi phụ huynh ghi mã học viên.
Đóng một phần và đóng gộp
Yêu cầu thanh toán có thể cho phép trả một phần. Khi đối soát với hoá đơn học phí, hệ thống hỗ trợ một khoản tiền trả nhiều hoá đơn, nhiều khoản trả một hoá đơn, trả một phần và trả thừa. Các trường hợp này luôn đi qua bước duyệt.
Giáo vụ biết khi tiền về
Tin báo tiền về gửi vào nhóm Telegram, Lark, Slack hoặc Discord của giáo vụ. Chỉ giao dịch đã xác thực mới được dùng để xác nhận đã đóng.
“Đã xác thực”: xác thực nguồn, không phải ngân hàng xác nhận quyết toán.
Công nợ học phí cuối kỳ
Nếu trung tâm xuất hoá đơn học phí trên hoadon.pro, hệ thống gợi ý ghép từng khoản tiền với hoá đơn, người lập và người duyệt là hai người khác nhau, sau khi duyệt khoản thanh toán được ghi ngược về hoadon.pro. Nếu trung tâm theo dõi bằng bảng tính, mỗi giao dịch đã xác thực có thể ghi thành một dòng trong Google Sheets hoặc Lark Base.
Cách bắt đầu
- Tạo tổ chức và thêm tài khoản ngân hàng nhận học phí.
- Chọn kênh nhận giao dịch cho tài khoản đó, ví dụ app Android hoặc email chuyển tiếp.
- Khai báo mẫu mã học viên bằng
memo_regexnếu trung tâm đã có. - Tạo yêu cầu thanh toán cho đợt học phí đầu tiên và gửi mã cho phụ huynh.
- Thêm kênh thông báo cho giáo vụ và, nếu cần, bảng tính ghi sổ cho kế toán.
Điều Dòng Tiền Pro không làm
- Không phải phần mềm quản lý học viên: không xếp lớp, không điểm danh, không quản lý giáo viên.
- Không giữ tiền và không hoàn tiền thay trung tâm; hoàn tiền bạn làm ở ngân hàng.
- Không tự xác nhận đã đóng khi giao dịch mới tạm tính.
Câu hỏi thường gặp
Phụ huynh chuyển khoản không có mã thì sao?
Giao dịch vẫn vào sổ nhưng chưa gắn với học viên nào. Giáo vụ hoặc kế toán xem tên người chuyển, số tiền và gắn thủ công.
Một phụ huynh đóng cho hai con trong một lần chuyển thì xử lý thế nào?
Khi đối soát với hoá đơn, một khoản tiền có thể ghép với nhiều hoá đơn. Người lập chọn hai hoá đơn, người duyệt kiểm tra lại.
Trung tâm có nhiều cơ sở thì dùng thế nào?
Mỗi cơ sở có thể là một cửa hàng với quầy riêng, hoặc một công ty riêng nếu là pháp nhân khác. Xem giải pháp cho chuỗi cửa hàng.
Có tính phí theo số học viên không?
Không. Phí tính theo giao dịch đã xác thực sau gộp trùng. Xem bảng giá.
