Khi chuỗi có từ ba chi nhánh trở lên, tiền chuyển khoản thường nằm rải rác ở nhiều tài khoản và nhiều điện thoại. Dòng Tiền Pro gom biến động số dư của mọi tài khoản về một sổ giao dịch, chia theo cửa hàng, quầy và ca, báo cho đúng nhóm của từng chi nhánh và cho văn phòng xem tổng dòng tiền theo tuần.
Khó khăn khi quản lý tiền của nhiều chi nhánh
- Mỗi chi nhánh một cách làm. Chi nhánh này chụp màn hình gửi nhóm chat, chi nhánh kia ghi sổ tay, văn phòng nhận số liệu muộn và không cùng định dạng.
- Nhiều tài khoản, nhiều ngân hàng. Chuỗi thường dùng vài tài khoản ở các ngân hàng khác nhau, có khi thuộc vài pháp nhân khác nhau.
- Quyền xem dữ liệu. Quản lý chi nhánh cần thấy tiền của chi nhánh mình, không cần thấy số dư của cả chuỗi.
- Cuối tuần mới biết thiếu tiền. Văn phòng chỉ thấy bức tranh tổng khi kế toán tổng hợp xong.
Dòng Tiền Pro sắp xếp lại thế nào
Một sổ cho mọi tài khoản
Mỗi tài khoản ngân hàng chọn kênh nhận giao dịch phù hợp: app Android, iOS Shortcuts, email chuyển tiếp, Open API ngân hàng hoặc import sao kê. Cùng một giao dịch đến từ nhiều kênh được gộp thành một dòng.
Cửa hàng, quầy và ca
Mỗi chi nhánh là một cửa hàng có các quầy riêng. Mỗi hoá đơn có mã VietQR kèm mã nội dung DTP, nên khoản tiền về gắn đúng quầy, đúng ca. Cuối ca, quản lý chi nhánh đóng ca và đối chiếu với giao dịch ngân hàng.
“Đã xác thực”: xác thực nguồn, không phải ngân hàng xác nhận quyết toán.
Báo đúng nhóm
Mỗi chi nhánh có kênh thông báo riêng, ví dụ một nhóm Telegram hay Lark cho từng cửa hàng, với bộ lọc theo tài khoản và ngưỡng số tiền. Văn phòng có thể nhận một kênh tổng.
Phân quyền theo vai trò
Người dùng được phân quyền theo vai trò. Số tài khoản đầy đủ chỉ hiện khi người có quyền bấm "Hiện", và thao tác đó được ghi nhật ký. Xem bảo mật.
Dòng tiền theo tuần
Màn Dòng tiền gom số dư, tiền vào và tiền ra của nhiều công ty trong cùng tổ chức, theo tuần và theo danh mục, kèm dự báo 13 tuần. Phần AI để phân loại chỉ chạy khi tổ chức tự cấu hình nhà cung cấp, mô hình và endpoint.
Cách triển khai cho một chuỗi
- Tạo tổ chức, thêm từng công ty theo MST nếu chuỗi có nhiều pháp nhân.
- Thêm tài khoản ngân hàng và chọn kênh nhận giao dịch cho từng tài khoản.
- Khai báo cửa hàng và quầy cho từng chi nhánh.
- Mời quản lý chi nhánh, thu ngân và kế toán, chọn vai trò cho từng người.
- Thêm kênh thông báo cho từng chi nhánh và một kênh tổng cho văn phòng.
- Chạy thử ở một chi nhánh trong một tuần, rồi mở rộng cho các chi nhánh còn lại.
Điều Dòng Tiền Pro không làm
- Không thay phần mềm bán hàng hay máy POS của chuỗi.
- Không giữ tiền, không chuyển tiền giữa các chi nhánh hay các công ty.
- Không yêu cầu mật khẩu internet banking.
Câu hỏi thường gặp
Có tính phí theo số chi nhánh không?
Phí tính theo giao dịch đã xác thực sau gộp trùng. Xem quy tắc đếm và các bậc ở bảng giá.
Chi nhánh mới mở thì thêm thế nào?
Thêm cửa hàng mới, gắn tài khoản ngân hàng và kênh thông báo. Các chi nhánh cũ không bị ảnh hưởng.
Văn phòng muốn xuất dữ liệu cho kế toán thì sao?
Bạn xuất giao dịch theo kỳ và theo tài khoản ra tệp MISA, Fast hoặc Excel. Xem xuất dữ liệu cho phần mềm kế toán.
